İşlerinizi büyütüyorsunuz.
İnşaat şirketinizi daha da büyütmek, daha etkili yönetmek ve karlılığınızı artırmak istiyorsunuz. Böyle bir durumda atılacak doğal adımın iyi bir ERP yazılımını uygulamaya almak olduğuna inanıyorsunuz.
Peki, şirketiniz için en doğru ERP yazılımını nasıl seçebilirsiniz?
İnşaat sektöründe ERP uygulamaları alanındaki 10+ yıllık tecrübemize ve yapılmış yüzlerce bilimsel araştırmaya dayanarak en etkili yolları tespit ettik.
Aşağıdaki 7 adımı izleyerek inşaat şirketiniz için en doğru ERP yazılımını seçme olasılığınızı artırabilirsiniz.
1. Seçim Komitesi Oluşturun. ERP seçim komitesinin görevi, şirketiniz için en doğru ERP yazılımını ve yazılım sağlayıcısını tespit etmektir.
En önemli konu, seçim komitesinin kimlerden oluşacağını belirlemektir. ERP sistemi şirketinizin tümünü etkileyeceğinden seçim komitesini şirketinizin farklı departmanlarının yöneticilerinden oluşturmalısınız(proje yönetimi, planlama, finans, muhasebe, satınalma, vb.). Böylece hem farklı bakış açılarını biraraya getirebilir, hem de herhangi bir departmanın seçim sürecinde yer almadığını bahane ederek ERP kullanmayı reddetmesinin önüne geçebilirsiniz.
Unutmayın, üst yönetimin desteğini alarak seçim komitesindeki kişilerin ERP seçimine yeterli zamanı ayırmalarını sağlayabilirsiniz.
2. İhtiyaçlarınızı Belirleyin. Şirketinizin geleceği ile ilgili kararları en iyi siz verebilirsiniz.
İhtiyaçlarınızı ve gerçekleştirmek istediğiniz kritik konuları önceden belirlemeli ve neye ihtiyaç duyduğunuza odaklanarak ERP yazılımlarını incelemelisiniz.
İhtiyaçlarınızı stratejik ihtiyaçlar ve fonksiyonel ihtiyaçlar olarak iki kategoriye ayırabilirsiniz.
Stratejik ihtiyaçlar şirketinize rekabet avantajı getirecek, uzun vadeli şirket stratejinizi gerçekleştirmenizi sağlayacak ihtiyaçlarınızdır. Örneğin, farklı coğrafyalarda projeler gerçekleştirebilir, hangi ülkede proje yaparsanız yapın kesintisiz ve anlık bilgi akışı ihtiyacı duyabilirsiniz. İş ihtiyaçlarınız sürekli değişebilir, yeni rapor ihtiyaçlarınız ve süreçlerinizde değişiklikler yapmanız gerekebilir. Seçeceğiniz ERP yazılımının bu tür stratejik ihtiyaçlarınıza cevap verebilmesi gereklidir.
Fonksiyonel ihtiyaçlarınız ise operasyonlarınız, süreçleriniz, kullandığınız yöntemler ve raporlar ile ilgilidir. Örneğin, aktivite ve mahal bazlı maliyet yönetimi gerçekleştirmeniz, MS Project gibi iş programı yazılımları ile ERP yazılımınızı entegre çalıştırmanız, farklı projelerinizde farklı elektronik onay rotaları kullanmanız gerekebilir. Seçeceğiniz ERP yazılımının fonksiyonel ihtiyaçlarınıza da kuvvetli bir şekilde cevap verebilmesi gereklidir.
3. Değerlendirme Kriterlerinizi Belirleyin. Doğru ERP sistemini tespit edebilmeniz için doğru değerlendirme kriterleri kullanmalısınız. Değerlendirme kriterlerinizi, bir önceki adımda belirlediğiniz ihtiyaçlarınızdan yola çıkarak oluşturmanız en sağlıklı yöntem olacaktır.
Temelde, iki farklı değerlendirme kriteri kullanabilirsiniz:
ERP Yazılım Değerlendirme Kriterleri. İnşaat şirketinizin ERP yazılım değerlendirme kriterlerini şirketinizin iş süreçlerine en uygun (best-fit) ve değişen iş ihtiyaçlarınıza en hızlı cevap verecek (adaptive and agile) ERP yazılımını belirlemek üzere oluşturabilirsiniz. Örneğin, iş süreçlerinizde ihtiyaç duyduğunuz fonksiyonaliteler, raporlar, kullanım durumları, veritabanı mimarisinin sağlamlığı, uyarlanabilirlik (customization) ve kullanım kolaylığı gibi değerlendirme kriterleri kullanabilirsiniz.
ERP Yazılım Sağlayıcısı Değerlendirme Kriterleri. ERP yatırımınızın uzun vadeli bir yatırım olduğundan (10-20 yıl) ERP sağlayıcınızla ilişkiniz de uzun vadeli olacaktır. ERP sağlayıcınızın inşaat sektöründeki deneyimi ve tecrübesi, müşteri hizmet ve destek anlayışı, danışman kadrosu, yazılım geliştirme kadrosu, eğitim politikası, yeni versiyon stratejisi gibi değerlendirme kriterleri kullanabilirsiniz.
4. Bilgi Toplayın. Piyasada çok sayıda ERP sistemi olmakla beraber, inşaat şirketlerinin özgün iş ihtiyaçlarını karşılayabilecek ERP sistemleri ve ERP sağlayıcıları çok sınırlı sayıdadır.
İhtiyaçlarınıza cevap veremeyecek yazılımları ve şirketleri hızla elemek, ERP yazılımlarının ve sağlayıcılarının bilgilerini toplamak, başka inşaat şirketlerindeki benzer deneyimlerle ilgili bilgi toplamak bu aşamada gerçekleştirilir.
Bilgiler toplanırken, toplanılan bilgilerin doğruluğunun, güvenilirliğinin ve tarafsızlığının sağlanması için birden fazla sayıda bilgi kaynağı kullanılmalıdır. Arama motorları, sektör dergileri, bilimsel yayınlar, haberler, diğer inşaat şirketlerinin yetkilileri, danışmanlar gibi çok sayıda farklı bilgi kaynağından yararlanabilirsiniz.
Ayrıca, bu adımda kamu kuruluşlarının sıklıkla kullandığı bir yönteme de başvurabilirsiniz. Tespit ettiğiniz yazılım sağlayıcılarına Bilgi Talep Formu - Request for Information (RFI) - gönderebilir, belirli bir tarihten önce bu formu tamamlayarak size göndermelerini isteyebilirsiniz.
5. Shortlist Oluşturun. Shortlist oluşturma devresinde amaç, görüşmelerin başlatılacağı, detaylı incelemelerin ve değerlendirmelerin yapılacağı birkaç yazılımı ve yazılım sağlayıcısını belirlemektir.
Shortlistinize, inşaat sektöründe uzmanlaşmış, değerlendirme kriterlerinize genellikle uygunluk gösteren ve inşaat sektöründe referanslarıyla kendini kanıtlamış yazılımları ve yazılım sağlayıcılarını almalısınız.
Shortlistinize aldığınız yazılım sağlayıcıları ile yapacağınız görüşmeleri bu adımda planlar, görüşmelere kimlerin katılacağı, her görüşmede hangi konulara ağırlık verileceği, shortlistinizdeki sağlayıcılarla kimin kontakt kuracağı gibi konuları bu adımda belirlersiniz.
6. Demolar İzleyin. Shortliste giren yazılımların incelenmesi için bu yazılımların gerçek hayatta nasıl çalıştıklarını yakından incelemelisiniz. Görmediğiniz, incelemediğiniz ve sadece Powerpoint sunumunu dinlediğiniz bir ERP yazılımını tercih etmemelisiniz.
Seçim komiteniz her bir yazılım ile ilgili birden fazla demo izlemelidir.
Demo izlemeye kilit kullanıcılarınızı da dahil etmelisiniz. Böylece şirketiniz için kritik olan bazı detayların gözden kaçmamasını sağlayabilirsiniz. Örneğin, satınalma ve depo yönetimi uygulamaları incelenirken satınalma, lojistik ve depo süreçlerinizde görevli kilit çalışanlarınızı demoya dahil edebilirsiniz.
Yazılım sağlayıcılarını demoya davet etmeden önce hazırlık yapabilir, çeşitli senaryolar ve kritik özellikleri önceden tespit edip demo sırasında yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadıklarını tespit edebilirsiniz.
7. Teklifleri Değerlendirin. Shortlistinizdeki ERP yazılımlarının ve yazılım sağlayıcılarının performanslarını önceden oluşturduğunu değerlendirme kriterleri aracılığıyla karşılaştırmalısınız.
Stratejik ve fonksiyonel ihtiyaçlarınızı ne ölçüde karşıladıklarına, uzun vadeli başarılı bir ilişki kurup kuramayacağınıza büyük önem vermelisiniz.
Bu performans değerlendirmesinin yanında en önemli konu, özellikle fiyat değerlendirmesi yapılırken elmalarla armutların kıyaslanmamasıdır. ERP sağlayıcıları fiyatlandırmalarını farklı şekillerde ve karmaşık olarak sunabilir, bu durum sağlıklı fiyat değerlendirmesi yapmanızı zorlaştırabilir.
Her iyi iş insanının katılacağı gibi, en düşük teklifi seçmek değil, şirketiniz için en yüksek değeri yaratarak maliyetini fazlasıyla karşılayacak teklifi seçmek bu adımın temel amacıdır.
İnşaat şirketinizi daha da büyütmek, daha etkili yönetmek ve karlılığınızı artırmak istiyorsunuz. Böyle bir durumda atılacak doğal adımın iyi bir ERP yazılımını uygulamaya almak olduğuna inanıyorsunuz.
Peki, şirketiniz için en doğru ERP yazılımını nasıl seçebilirsiniz? İnşaat sektöründe ERP uygulamaları alanındaki 10+ yıllık tecrübemize ve yapılmış yüzlerce bilimsel araştırmaya dayanarak en etkili yolları tespit ettik.
Aşağıdaki 7 adımı izleyerek inşaat şirketiniz için en doğru ERP yazılımını seçme olasılığınızı artırabilirsiniz.
1. Seçim Komitesi Oluşturun. ERP seçim komitesinin görevi, şirketiniz için en doğru ERP yazılımını ve yazılım sağlayıcısını tespit etmektir.
En önemli konu, seçim komitesinin kimlerden oluşacağını belirlemektir. ERP sistemi şirketinizin tümünü etkileyeceğinden seçim komitesini şirketinizin farklı departmanlarının yöneticilerinden oluşturmalısınız(proje yönetimi, planlama, finans, muhasebe, satınalma, vb.). Böylece hem farklı bakış açılarını biraraya getirebilir, hem de herhangi bir departmanın seçim sürecinde yer almadığını bahane ederek ERP kullanmayı reddetmesinin önüne geçebilirsiniz.
Unutmayın, üst yönetimin desteğini alarak seçim komitesindeki kişilerin ERP seçimine yeterli zamanı ayırmalarını sağlayabilirsiniz.
2. İhtiyaçlarınızı Belirleyin. Şirketinizin geleceği ile ilgili kararları en iyi siz verebilirsiniz.
İhtiyaçlarınızı ve gerçekleştirmek istediğiniz kritik konuları önceden belirlemeli ve neye ihtiyaç duyduğunuza odaklanarak ERP yazılımlarını incelemelisiniz.
İhtiyaçlarınızı stratejik ihtiyaçlar ve fonksiyonel ihtiyaçlar olarak iki kategoriye ayırabilirsiniz.
Stratejik ihtiyaçlar şirketinize rekabet avantajı getirecek, uzun vadeli şirket stratejinizi gerçekleştirmenizi sağlayacak ihtiyaçlarınızdır. Örneğin, farklı coğrafyalarda projeler gerçekleştirebilir, hangi ülkede proje yaparsanız yapın kesintisiz ve anlık bilgi akışı ihtiyacı duyabilirsiniz. İş ihtiyaçlarınız sürekli değişebilir, yeni rapor ihtiyaçlarınız ve süreçlerinizde değişiklikler yapmanız gerekebilir. Seçeceğiniz ERP yazılımının bu tür stratejik ihtiyaçlarınıza cevap verebilmesi gereklidir.
Fonksiyonel ihtiyaçlarınız ise operasyonlarınız, süreçleriniz, kullandığınız yöntemler ve raporlar ile ilgilidir. Örneğin, aktivite ve mahal bazlı maliyet yönetimi gerçekleştirmeniz, MS Project gibi iş programı yazılımları ile ERP yazılımınızı entegre çalıştırmanız, farklı projelerinizde farklı elektronik onay rotaları kullanmanız gerekebilir. Seçeceğiniz ERP yazılımının fonksiyonel ihtiyaçlarınıza da kuvvetli bir şekilde cevap verebilmesi gereklidir.
3. Değerlendirme Kriterlerinizi Belirleyin. Doğru ERP sistemini tespit edebilmeniz için doğru değerlendirme kriterleri kullanmalısınız. Değerlendirme kriterlerinizi, bir önceki adımda belirlediğiniz ihtiyaçlarınızdan yola çıkarak oluşturmanız en sağlıklı yöntem olacaktır.
Temelde, iki farklı değerlendirme kriteri kullanabilirsiniz:
ERP Yazılım Değerlendirme Kriterleri. İnşaat şirketinizin ERP yazılım değerlendirme kriterlerini şirketinizin iş süreçlerine en uygun (best-fit) ve değişen iş ihtiyaçlarınıza en hızlı cevap verecek (adaptive and agile) ERP yazılımını belirlemek üzere oluşturabilirsiniz. Örneğin, iş süreçlerinizde ihtiyaç duyduğunuz fonksiyonaliteler, raporlar, kullanım durumları, veritabanı mimarisinin sağlamlığı, uyarlanabilirlik (customization) ve kullanım kolaylığı gibi değerlendirme kriterleri kullanabilirsiniz.
ERP Yazılım Sağlayıcısı Değerlendirme Kriterleri. ERP yatırımınızın uzun vadeli bir yatırım olduğundan (10-20 yıl) ERP sağlayıcınızla ilişkiniz de uzun vadeli olacaktır. ERP sağlayıcınızın inşaat sektöründeki deneyimi ve tecrübesi, müşteri hizmet ve destek anlayışı, danışman kadrosu, yazılım geliştirme kadrosu, eğitim politikası, yeni versiyon stratejisi gibi değerlendirme kriterleri kullanabilirsiniz.
4. Bilgi Toplayın. Piyasada çok sayıda ERP sistemi olmakla beraber, inşaat şirketlerinin özgün iş ihtiyaçlarını karşılayabilecek ERP sistemleri ve ERP sağlayıcıları çok sınırlı sayıdadır.
İhtiyaçlarınıza cevap veremeyecek yazılımları ve şirketleri hızla elemek, ERP yazılımlarının ve sağlayıcılarının bilgilerini toplamak, başka inşaat şirketlerindeki benzer deneyimlerle ilgili bilgi toplamak bu aşamada gerçekleştirilir.
Bilgiler toplanırken, toplanılan bilgilerin doğruluğunun, güvenilirliğinin ve tarafsızlığının sağlanması için birden fazla sayıda bilgi kaynağı kullanılmalıdır. Arama motorları, sektör dergileri, bilimsel yayınlar, haberler, diğer inşaat şirketlerinin yetkilileri, danışmanlar gibi çok sayıda farklı bilgi kaynağından yararlanabilirsiniz.
Ayrıca, bu adımda kamu kuruluşlarının sıklıkla kullandığı bir yönteme de başvurabilirsiniz. Tespit ettiğiniz yazılım sağlayıcılarına Bilgi Talep Formu - Request for Information (RFI) - gönderebilir, belirli bir tarihten önce bu formu tamamlayarak size göndermelerini isteyebilirsiniz.
5. Shortlist Oluşturun. Shortlist oluşturma devresinde amaç, görüşmelerin başlatılacağı, detaylı incelemelerin ve değerlendirmelerin yapılacağı birkaç yazılımı ve yazılım sağlayıcısını belirlemektir.
Shortlistinize, inşaat sektöründe uzmanlaşmış, değerlendirme kriterlerinize genellikle uygunluk gösteren ve inşaat sektöründe referanslarıyla kendini kanıtlamış yazılımları ve yazılım sağlayıcılarını almalısınız.
Shortlistinize aldığınız yazılım sağlayıcıları ile yapacağınız görüşmeleri bu adımda planlar, görüşmelere kimlerin katılacağı, her görüşmede hangi konulara ağırlık verileceği, shortlistinizdeki sağlayıcılarla kimin kontakt kuracağı gibi konuları bu adımda belirlersiniz.
6. Demolar İzleyin. Shortliste giren yazılımların incelenmesi için bu yazılımların gerçek hayatta nasıl çalıştıklarını yakından incelemelisiniz. Görmediğiniz, incelemediğiniz ve sadece Powerpoint sunumunu dinlediğiniz bir ERP yazılımını tercih etmemelisiniz.
Seçim komiteniz her bir yazılım ile ilgili birden fazla demo izlemelidir.
Demo izlemeye kilit kullanıcılarınızı da dahil etmelisiniz. Böylece şirketiniz için kritik olan bazı detayların gözden kaçmamasını sağlayabilirsiniz. Örneğin, satınalma ve depo yönetimi uygulamaları incelenirken satınalma, lojistik ve depo süreçlerinizde görevli kilit çalışanlarınızı demoya dahil edebilirsiniz.
Yazılım sağlayıcılarını demoya davet etmeden önce hazırlık yapabilir, çeşitli senaryolar ve kritik özellikleri önceden tespit edip demo sırasında yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadıklarını tespit edebilirsiniz.
7. Teklifleri Değerlendirin. Shortlistinizdeki ERP yazılımlarının ve yazılım sağlayıcılarının performanslarını önceden oluşturduğunu değerlendirme kriterleri aracılığıyla karşılaştırmalısınız.
Stratejik ve fonksiyonel ihtiyaçlarınızı ne ölçüde karşıladıklarına, uzun vadeli başarılı bir ilişki kurup kuramayacağınıza büyük önem vermelisiniz.
Bu performans değerlendirmesinin yanında en önemli konu, özellikle fiyat değerlendirmesi yapılırken elmalarla armutların kıyaslanmamasıdır. ERP sağlayıcıları fiyatlandırmalarını farklı şekillerde ve karmaşık olarak sunabilir, bu durum sağlıklı fiyat değerlendirmesi yapmanızı zorlaştırabilir.
Her iyi iş insanının katılacağı gibi, en düşük teklifi seçmek değil, şirketiniz için en yüksek değeri yaratarak maliyetini fazlasıyla karşılayacak teklifi seçmek bu adımın temel amacıdır.
