İnşaat Sektöründe ERP Projelerini Başarısızlığa Sürükleyen 4 Temel Neden (ve Bunlarla Nasıl Baş Edebilirsiniz?)

Sizin için inşaat sektöründe ERP projelerini başarısızlığa sürükleyen nedenleri araştırdık. Hazırlıklı olabilir, her türlü problemi aşabilirsiniz.

1. İletişim Problemleri

ERP sisteminiz şirketinizin birçok çalışanı tarafından günlük olarak kullanılacak. Farklı departmanlarınız tarafından kullanılacak. Farklı şantiyelerinizde kullanılacak. Eğer şirketinizdeki tüm çalışanlarınızla ERP konusunda yeterince açık iletişim kurmazsanız onlar ERP'nin sizin için önemini ve değerini anlayamayabilirler. Bu sebeple yeterince ilgilenmeyebilir ve sistemi yeterince efektif kullanmayabilirler. Bu durumun önüne geçmelisiniz. Tüm çalışanlarınızla iyi bir iletişim kurmalısınız. ERP kullanımı konusundaki kararlılığınızı açıkça sergilemelisiniz. Böylece herkesin aynı hedef doğrultusunda çalıştıklarından emin olabilirsiniz.

2. Değişim Yönetimi Problemleri

İnsanlar alışkanlıklarını zor terk eder. ERP kullanımı şirketinizde çalışan birçok kişinin alışkanlıklarını terk etmelerine neden olacak. Eğer bu durumun farkında değilseniz ve gerekli önlemleri almazsanız efektif ERP kullanımı konusunda zorlanabilirsiniz. Merak etmeyin, değişimi iyi yönetirseniz hiçbir sorun yaşamayacaksınız. Çalışanlarınıza yeni çalışma biçimini ve yeni çalışma biçiminin önemini çok iyi öğretir ve üst yönetiminizin bu konudaki kararlılığını sergilerseniz çalışanların alışkanlıklarını aşabilirsiniz. ERP kullanımını takip edip hangi çalışanınızın hangi uygulamaları ne kadar kullandıklarını izleyebilir ve hangi çalışanlarınızın ERP'yi efektif kullanmadığını tespit edebilirsiniz. Bu çalışanlarınızı ERP kullanmaya yöneltebilirsiniz. Bu ısrarınız sayesinde birçok çalışanınız ERP kullanımına karşı dirençten vazgeçecektir.

3. Kapsam Kayması Problemleri

ERP implementasyonunuzun başında belirlediğiniz kapsama sadık kalmaya çalışmalısınız. Özellikle de implementasyonun ortasında bazı departmanlarınız çok sayıda yeni fikir getirebilir. Bu özellik de olmalı, eğer olmazsa ERP'yi kullanmayacağız gibi yaklaşımlara girmeye yeltenen çalışanlarınız olabilir. Bunlara mümkün olduğunca müsamaha göstermemeli ve kapsama sadık kalmalısınız. Böylece projenin bütçesini ve planlanan zamanını aşmasını engelleyebilirsiniz. Eğer çalışanlarınızın iyi fikirleri varsa bunları not etmeli ve implementasyon tamamlandıktan sonra iyileştirme projesi olarak ele almalısınız.

4. Uyarlama Problemleri

Seçtiğiniz ERP sistemini şirketinizin ihtiyaçlarına göre uyarlamakta zorluk yaşarsanız ERP sisteminizi başarıyla kullanıma alamayabilirsiniz. Bu sebeple ERP sisteminiz uyarlamaya açık olmalıdır. Sizi limitlememelidir. Uyarlamaları hızlı ve düşük maliyetle gerçekleştirebilmelisiniz. Ayrıca, ERP sisteminizi uyarlarken tüm departmanların çalışma biçimlerini göz önünde bulundurmalı ve yapacağınız bir uyarlamanın şirketin tümünün çalışma biçimine uygunluğunu kontrol etmelisiniz. Böylece çelişkileri engelleyebilirsiniz.

ERP Ekibinizde Bulunması Gereken 7 Kişi

ERP projesi yürüteceksiniz. Beklentilerinizi belirlediniz, ERP sisteminizi seçtiniz. Şimdi sıra geldi ERP ekibinizi oluşturmaya.

Peki, ekibinizde kimlerin bulunması gerektiğini biliyor musunuz?

Ekibinizde aşağıdaki 7 kişinin bulunduğundan emin olun.

1. Proje Yöneticisi.
Proje yöneticisi ERP projesinin planlanan zamanda planlanan bütçeyle bitirilmesinden sorumludur. Projenin beklentileri karşılayan sonuçlar üretmesinden sorumludur. Projenin planlanmasında, planda revizyonlar yapılmasında, proje kapsamına sadık kalınmasında önemli rol oynar.

İmplementasyon sırasında yapılacak işleri koordine eder, ilgili kişilerin kendilerine atanmış görevleri zamanında ve doğru şekilde yapıp yapmadıklarını yakından takip eder.

Proje yöneticiniz ne kadar iyiyse ERP projenizin başarılı olma şansı da o derece artar.

Evet, proje yöneticiniz ERP projenizin en önemli parçalarındandır.

ERP implementasyonu sırasında zorunlu kalmadıkça proje yöneticinizi değiştirmeyin. Yeni bir proje yöneticisinin adapte olması zaman alacaktır ve ERP projenize zarar verebilir.

Proje yöneticinize gerekli üst yönetim desteğini verin. Üst yönetiminizin desteği sayesinde proje sırasında karşılaşılan bir çok problemi, özellikle de kullanıcı direncini, aşabilirsiniz.

Kendinize iyi bir ERP proje yöneticisi seçtiniz mi?

2. Sponsor
Sponsor ERP projesinin şirket içerisinde yürürlüğe girmesi konusunda üst yönetimin kararlılığını simgeleyen kişidir. ERP projesiyle yakından ilgili bir üst yöneticidir.

Birçoğumuzun bildiği gibi ERP projesinin başarısı üst yönetimin desteğine bağlıdır. Projede herhangi bir aksaklık olduğu zaman veya projede yeni kaynaklara ihtiyaç duyulduğu zaman tıkanıklıkları sponsorunuz sayesinde aşabilirsiniz.

Sponsor ERP projenize gerekli hallerde yeni kaynaklar atanmasını sağlayabilir.

Kullanıcıların direnciyle karşılaştığınızda bu direnci aşmanıza yardımcı olabilir.

Şirket içindeki sponsorunuzu belirlediniz mi? Sponsorunuzla düzenli olarak ERP ilerleme bilgilendirme toplantıları yapmaya başladınız mı?


3. Anahtar Kullanıcılar
Anahtar kullanıcılar şirketi yakından tanıyan, çalıştıkları departmanların süreçlerine hakim kişilerdir. ERP sisteminizin ayakta kalmasında ve uzun yıllar kullanılmasında hayati rol oynarlar.

Anahtar kullanıcılarınız ERP sisteminizle ilgili detaylı bir eğitim alırlar. Böylece kendi departmanlarında herhangi bir kullanıcının bir problemi olduğunda zaman kaybetmeden anahtar kullanıcıdan yardım alabilir.

ERP proje ekibinizde her departmanlardan en az birer anahtar kullanıcı bulunmalıdır. Her şantiyeden en az birer kullanıcı bulunmalıdır. Böylece şantiyenizde bir kullanıcı bir konuyla ilgili takıldığında zaman kaybetmeden anahtar kullanıcıdan yardım alabilir.

Anahtar kullanıcılarınızın şirketinize bağlı olduklarından ve uzun yıllar şirketinizde kalmak istediklerinden emin olun.

Her departmanınızdan anahtar kullanıcılarınızı seçtiniz mi? Her şantiyenizden anahtar kullanıcılarınızı seçtiniz mi? Anahtar kullanıcılarınızın çok iyi bir ERP eğitimi almalarını sağladınız mı?

4. Proje Görevlileri
Proje görevlileri ERP çalışmalarında şirketin süreçlerini hazırlamasında rol alan kişilerdir.

Proje görevlileri genellikle dönemsel olarak ERP proje ekibinde yer alırlar. Kendi sorumluluklarıyla ilgili bir ihtiyaç duyulduğunda ERP proje ekibine katılırlar. Şirketin prosedürlerini hazırlamasında, veri yapılarının oluşturulmasında, veri transferi için gerekli verilerin tespit edilip toplanmasında görev alabilirler.

Projenizde yer alacak görevlileri belirlediniz mi? Bu görevlilerin yöneticilerinden gerekli izinleri aldınız mı?

5. IT Sorumluları
IT sorumluları ERP sisteminin çalışacağı donanım ve network mimarisinin oluşturulmasında ve gerekli donanımsal/yazılımsal araçların temin edilmesinde önemli rol alır.

ERP sisteminizin kurulumu ve kullanımı sırasında kesintisiz bir uygulama çalışma ortamı sağlayarak başarınıza önemli katkıda bulunur.

Gerekirse yazılım geliştiricisi rolü de oynayarak çeşitli eklentileri geliştirmenize yardımcı olur. Dış kaynaklarla veri aktarımı konusunda da görev yapabilir.

ERP projenizde yanıbaşınızda yer alacak ve size güç verecek IT sorumlularınızı belirlediniz mi?

6. Uygulama Danışmanları
Uygulama danışmanları seçtiğiniz ERP sistemini çok iyi bilen ve çalıştığınız sektördeki iş süreçlerine çok hakim kişilerdir.

Uygulama danışmanları ile birlikte şirketinizin süreçlerini standartlaştırabilir ve iyileştirebilirsiniz. ERP sisteminin hangi özelliklerini nasıl kullanacağınızı öğrenebilirsiniz.

ERP sisteminde ihtiyaç duyduğunuz uyarlamaları tespit ederek onların yardımıyla gerekli uyarlamaları gerçekleştirebilirsiniz.

ERP kullanıcılarınızın ve anahtar kullanıcılarınızın gerekli eğitimleri uygulama danışmanlarından almalarını sağlayabilirsiniz.

Uygulama danışmanlarınızın sektörünüzün süreçlerini iyi bildiklerinden ve daha önce benzer projelerde görev yaptıklarından emin olun.

Uygulama danışmanlarınızı belirlediniz mi?

7. Yazılım Geliştiriciler
Yazılım geliştiriciler ERP sisteminizde yapmak istediğiniz önemli değişiklikleri ve eklemek istediğiniz geliştirmeleri hayata geçirecek kişilerdir.

Eğer ERP sisteminize hızlı bir şekilde yeni eklentiler yapmak, ERP sisteminiz üzerinde çok sayıda uyarlama yapmak niyetindeyseniz iyi yazılım geliştiricilere ihtiyacınız var. Onlar size ERP sisteminizden daha fazla yararlanmanızı sağlayacak birçok konforu hızla geliştirebilir.

ERP projeniz için yazılım geliştiriciler belirlediniz mi?