Satınalma iş akışlarınızı geliştirmeniz projelerinizde satınalma maliyetlerinizi düşürmenize yardımcı olmaz mıydı?
Türkiye'nin önde gelen inşaat şirketleri olan e-MOR ERP kullanıcıları satınalma iş akışlarını etkili yönetiyor ve projelerinde satınalma maliyetlerini düşürüyor.
İşte satınalma maliyetlerinizi düşürmekte kullanabileceğiniz altın değerinde iş akışlarından bazıları...
1. Satınalma Taleplerinizi Yönetmeniz İçin İş Akışları
Gereksiz satınalma yapmamalısınız.
Gereksiz satınalma yapmayı engellemek için birinci önlem olarak satınalma taleplerinizi onay iş akışları aracılığıyla yönetin.
Taleplerinizi sistematik olarak ERP üzerinden yönetirseniz hem yanlış veya gereksiz talepleri rahatlıkla eleyebilir, hem de talep sürecinizi hızlandırabilirsiniz.
Satınalma talebinizi hangi projenizin hangi aktivitesine istinaden yaptığınızı talepte belirtin. Böylece o aktivite için planlanmış olan bütçe ile kıyaslama yapabilirsiniz.
İş akışınızda satınalma taleplerinin hangi onay rotasına gideceğini talebin toplam tutarı ile belirleyebilirsiniz. Örneğin, 1,000TL'ye kadar taleplerde şantiye şefinin onayı yeterli olurken, 1,000TL-5,000TL arası taleplerde şantiye şefinin onayı sonrası satınalma müdürünün onayı alınsın, 5,000TL-20,000TL arası taleplerde ise diğer kişilerin onayı sonrası genel müdür yardımcısının onayı alınsın, 20,000TL üstü taleplerde talep tüm onaylardan geçtikten sonra son olarak genel müdürün onayına çıksın gibi bir akış belirleyebilirsiniz.
Her projenizde farklı yapılanmanızın olması doğaldır. Projelerinizin büyüklükleri, bulundukları coğrafyalar ve projelerinizin tipleri gereği farklı projelerinizde farklı satınalma talep iş akışları kullanmanız gerekebilir.
2. Satınalma Tekliflerinizi Yönetmeniz İçin İş Akışları
Doğru tedarikçilerden sistematik bir şekilde teklif toplamalısınız.
En uygun koşullu satınalımı yapmak için tedarikçilerinizin gönderdikleri teklifleri ve yaptığınız pazarlıkları detaylı yönetin.
Satınalma politikası gereği projelerinizde bir satınalma talebi için en az 3 farklı tedarikçiden teklif toplansın gibi iş kuralları belirleyin. ERP sisteminizde böyle iş kuralları oluşturarak satınalma ekibinizin disiplinli bir şekilde en uygun teklifleri edinmesini sağlayabilirsiniz.
Kara liste yönetimi gerçekleştirin. Tedarikçilerinizin size sunduğu ürün ve hizmetlerden memnun kalmadıysanız kara listeye alarak bu tedarikçilerden hiç teklif toplanmamasını sağlayabilirsiniz.
Teklif toplama iş akışlarınız talep iş akışlarınızla bağlantılı olmalı. Satınalma talebinde talebi oluşturan yetkilinin taleple ilgili detaylı açıklamaları ve görüşleri yer alabilmeli, teklif toplama iş akışınızda da teklif toplama yetkilileriniz bu açıklamalardan ve açıklamalardan yararlanabilmeli. Böylece oluşabilecek hataların ve anlam karmaşasının önüne geçebilirsiniz.
3. Satınalma Tekliflerini Değerlendirmeniz İçin İş Akışları
Tedarikçilerinizin sunduğu teklifler arasından sizin için en uygun koşullardaki teklifleri doğru, hızlı ve pratik bir şekilde tespit edebilmelisiniz.
Teklif mukayyese formlarınızı ERP sisteminiz tarafından otomatik oluşturun ve onay iş akışı aracılıyla onaya sunun. Teklif mukayyese formlarınız topladığınız teklifleri ve tekliflerin pazarlıklarını veritabanınızdan otomatik olarak almalı ve etkili bir yapıda değerlendirmenize sunmalı.
Tıpkı satınalma talep iş akışında olduğu gibi, teklif değerlendirme iş akışında da farklı tutarlar için farklı rotalar kurgulayın. Böylece küçük tutarlı bir satınalmanın teklif değerlendirmesini alt kademelerde tutabilir, orta tutarlı bir satınalmanın teklif değerlendirmesini orta kademelerde gerçekleştirebilir, yüksek tutarlı bir satınalmanın değerlendirmesini ise üst kademelerin yapmasını sağlayabilirsiniz.
Teklifleri değerlendirirken geçmiş projelerinizde elde ettiğiniz deneyimlerden yararlanın. Önceki projelerinizde aynı malzemeyi hangi birim fiyattan aldığınızı ölçebilmeli ve tedarikçilerinizin sunduğu tekliflerdeki kalemleri geçmiş satınalma fiyatlarıyla kıyaslayabilmelisiniz.
Teklifleri değerlendirirken geçmiş projelerinizde elde ettiğiniz deneyimlerden yararlanın. Önceki projelerinizde aynı malzemeyi hangi birim fiyattan aldığınızı ölçebilmeli ve tedarikçilerinizin sunduğu tekliflerdeki kalemleri geçmiş satınalma fiyatlarıyla kıyaslayabilmelisiniz.
Projelerinizin koşullarını göz önüne alarak farklı projelerinizde teklif değerlendirme süreciniz ile ilgili farklı onay iş akışları kurgulayın.
Teklif değerlendirmenizi yapıp hangi ürünü hangi tedarikçiden hangi koşullarda alacağınızı belirleyerek satınalma sözleşmesi veya satınalma siparişine çevirin.
4. Satınalma Sözleşmelerinizi ve Siparişlerinizi Yönetmeniz İçin İş Akışları
Satınalma sözleşmelerinizi en uygun koşullarda yapmalı, siparişlerinizi en iyi koşullarla vermelisiniz. Sözleşmelerinizin ve siparişlerinizin detaylarını etkili takip edebilmelisiniz.
Sözleşmelerinizi ve siparişlerinizi ilgili yetkililerinizin ve yöneticilerinizin incelemeleri için onay iş akışında dolaştırın. Farklı tutardaki sözleşme ve siparişlerinizi farklı kademelerin onayın sunabilirsiniz.
Sözleşmelerinizi tarayıcı ile dijital formata çevirerek ERP sisteminize yükleyin. Böylece satınalma zincirinizi izlerken yaptığınız bir satınalma ile ilgili sözleşmenin orjinal haline erişebilirsiniz.
Satınalma sözleşmelerinizi ve siparişlerinizi ödeme yönetimi, muhasebe, ambar yönetimi vb. iş akışlarınızla entegre edin. Ne zaman hangi tedarikçinize ne kadar ödeme yapacağınızı takip edebilir, depolarınıza hangi tarihte hangi miktarda hangi malzemelerin geleceğini görebilirsiniz.
5. Satınalma İş Akışlarınızın Diğer İş Akışlarınızla Bağlantısı
Satınalma iş akışlarınız yürüttüğünüz diğer iş akışlarıyla yakından bağlantılı.
Ödeme süreçleriniz, depo süreçleriniz, dış ticaret süreçleriniz, lojistik süreçleriniz, muhasebe süreçleriniz, proje yönetim süreçleriniz ve doküman yönetimi süreçleriniz satınalma iş akışlarınızla entegre çalışmalı. Böylece projelerinizde satınalma maliyetlerinizi sağlıklı ve kalıcı bir şekilde düşürebilirsiniz.
